توسعه سازمانی
توسعه سازمانی چیست و چه مزایایی برای سازمان شما دارد؟
توسعه سازمانی مجموعه روش‌ها و فرآیندهایی است که به رشد سازمان شما و بهبود عملکرد و بهره‌وری آن کمک می‌کند. هر سازمانی که به دنبال بهبود مداوم عملکرد و افزایش ظرفیت خود برای سازگاری با تغییرات است، باید به دنبال استفاده از روش‌های توسعه سازمانی باشد. در این مقاله ضمن تعریف توسعه سازمانی، به اهداف، مزایا، مراحل و روش‌های آن می‌پردازیم.
توسعه سازمانی یعنی چه؟
توسعه سازمانی (organizational development) یکی از رویکردهای مدیریتی است که به صورت سیستماتیک به دنبال بهبود عملکرد و توسعه توانایی‌های سازمان برای رشد و تغییر است. برای رسیدن به این هدف، توسعه سازمانی علاوه بر عملکرد سازمان، بر موضوعاتی مانند فرهنگ سازمانی، مدیریت دانش، مدیریت سازمانی و … تمرکز می‌کند. به عبارت دیگر، توسعه سازمانی با استفاده از روش‌های برنامه‌ریزی شده به دنبال افزایش اثربخشی فعالیت‌های سازمان و توانمندی‌های آن است.
در یک تعریف دیگر، توسعه سازمانی فرآیندی علمی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با توسعه، بهبود و تقویت استراتژی‌ها، ساختارها و فرآیندهایشان، ظرفیت خود را برای تغییر و دستیابی به اثربخشی بیشتر افزایش دهند. طبق این تعریف، یکی از اهداف توسعه سازمانی، افزایش اثربخشی سازمانی است. بنابراین باید باعث بهبود برخی عملکردهای سازمان از جمله عملکرد مالی، میزان رضایت مشتریان، مشارکت کارکنان سازمان، قابلیت انطباق پذیری سازمان و حتی ایجاد مزیت رقابتی برای آن شود. همچنین طبق این تعریف، توسعه سازمانی از طریق تغییرات در استراتژی، ساختار و یا فرآیندها اعمال می‌شود. یعنی توسعه سازمانی یک رویکرد سیستمی است که در آن ما بر کل سیستم سازمان تمرکز می‌کنیم.
بنابراین توسعه سازمانی را می‌توان تلاشی برنامه‌ریزی شده برای بهبود و توسعه سازمان با استفاده از یک سری روش‌ها دانست. این روش‌ها طیف گسترده‌ای از نظریه‌ها، فرایندها و فعالیت‌ها را از جمله برنامه‌ریزی استراتژیک، طراحی سازمانی، مدیریت تغییر، مدیریت بهره وری، تنوع فرهنگی در سازمان، تیم‌سازی و ایجاد تعادل میان کار و زندگی کارکنان است. همانطور که می‌بینید، روش‌های توسعه سازمانی متفاوت از تکنیک‌های سنتی تغییر در سازمان است، زیرا هدف آن تغییر در اندیشه و رفتار در کل سازمان است. از سوی دیگر، توسعه سازمانی، اگرچه منجر به بهبود مهارت‌های کارکنان شود، نباید آن را با توسعه منابع انسانی اشتباه بگیرید. توسعه منابع انسانی بر رشد شخصی افراد در سازمان متمرکز است، در حالی که توسعه سازمانی بر توسعه ساختارها، سیستم‌ها و فرایندهای درون سازمان برای بهبود اثربخشی سازمان تمرکز دارد.
اهمیت توسعه سازمانی چیست؟
اصلی‌ترین دلیل اهمیت توسعه سازمانی، اهدافی است که دنبال می‌کند. هر سازمانی نیازمند بهبود عملکرد خود و توسعه توانایی‌هایش برای رشد و تغییر است تا بتواند توانایی خود را برای رقابت در بازارها حفظ کند. توسعه سازمانی دقیقاً همین اهداف را دنبال می‌کند. بنابراین می‌توان گفت که توسعه سازمانی ابزاری مهم برای مدیریت و برنامه‌ریزی رشد است و نقش مهمی در موفقیت سازمان‌ها دارد.
به علاوه، سازمانی که بتواند عملکرد بهینه‌ای داشته باشد، می‌تواند روحیه کارکنان را تقویت کند. زیرا وقتی کسب و کار شما متناسب با اهداف و منابعی که در اختیار دارد سازماندهی شود، عملکرد کارکنان نیز با موفقیت بیشتری همراه شده و احساس توانمندی و ارزشمند بودن در آنها افزایش پیدا می‌کند. دلیل دیگر اهمیت توسعه سازمانی را می‌توان به خاطر اثرگذاری آن بر نحوه حل مشکلات درون‌سازمانی، بهبود روش‌ها و فرآیندهای تجزیه و تحلیل مشکلات و افزایش کارآمدتری سازمان در برطرف کردن آنها دانست.
توسعه سازمانی نه تنها مشکلات مربوط به رشد و عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد، بلکه این کار را به صورت سیستمی انجام می‌دهد و ابعاد مختلف سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. “توسعه سازمانی” با ایجاد تعادل بین نقاط قوت و ضعف یک کسب و کار و بهبود در نحوه به کارگیری منابع سازمان (مانند نیروی انسانی)، به مدیران کمک می‌کند تا از آنها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. همچنین در این راستا، ابزارهایی را برای ارزیابی، برنامه ریزی، افزایش مشارکت کارکنان، آموزش آنها و ایجاد تغییرات تدریجی در اختیار شما قرار می‌دهد.
اهداف توسعه سازمانی کدامند؟
همانطور که پیشتر گفتیم، اصلی‌ترین هدف توسعه سازمانی، بهبود عملکرد سازمان و افزایش ظرفیت آن برای سازگاری با تغییرات است. برخی دیگر از اهدافی که از پیاده‌سازی روش‌های توسعه سازمانی دنبال می‌شود، عبارتند از:
- افزایش حس اعتماد در میان کارکنان سازمان
- افزایش رضایت و تعهد کارکنان
- حل مشکلات سازمان
- مدیریت مؤثر تعارض‌های درون سازمان
- افزایش همکاری تیمی میان کارکنان
- بهبود مداوم عملکرد سازمان
- همسو کردن کارکنان با اهداف سازمان
- افزایش مشارکت و مسئولیت پذیری کارکنان
- اولویت بخشی به دانش و مهارت افراد
- ایجاد و اعمال سیستماتیک تغییرات
- بهبود کارآیی فردی، گروهی و سازمانی
مسئول هدایت توسعه سازمانی کیست؟
مسئولیت برنامه ریزی، توسعه و اجرای برنامه‌های توسعه سازمانی و آموزش کارکنان سازمان، معمولاً به عهده فردی به نام “مدیر توسعه سازمانی” قرار داده می‌شود. البته برنامه ریزی و انتخاب نهایی روش‌های توسعه سازمانی معمولاً با هماهنگی با بالاترین سطوح مدیریت سازمان و واحد منابع انسانی انجام می‌شود و تصمیمات نهایی توسط مدیریت کل سازمان گرفته می‌شود. بنابراین مدیر توسعه سازمانی به عنوان رابط و مشاور رهبری سازمان عمل می‌کند و پیاده‌سازی تغییرات را در سازمان تسهیل می‌کند.
کسب‌وکارهایی که به دنبال برنامه‌ریزی برای توسعه سازمانی هستند، معمولاً یک مشاور و متخصص توسعه سازمانی را استخدام می‌کنند. یا اینکه ممکن است این متخصص را درون سازمان داشته باشند که در این صورت می‌توانند برنامه‌های توسعه سازمانی را مستقلاً تدوین کرده و پیاده سازی کنند. پیاده سازی این برنامه‌ها نیز با هماهنگی مدیران و سایر کارکنان سازمان خواهد بود. به این ترتیب، امکان بازخورد از سوی کارکنان نیز وجود دارد و آنها منفعل نخواهند بود.
توسعه سازمانی برای کدام کسب و کارها مناسب است؟
بیشترین فایده توسعه سازمانی برای کسب و کارهایی است که تحت شرایط بیرونی و محیطی ناچار به تغییر هستند. اما توسعه سازمانی برای حل مشکلات داخلی مربوط به فرهنگ سازمانی در کسب و کارها نیز مناسب است. برخی دیگر از مواردی که توسعه سازمانی مناسب یک سازمان است، عبارتند از:
- سازمان‌هایی که با یک سازمان دیگر ادغام شده‌اند
- سازمان‌هایی که تعداد نیروی انسانی آنها در مدت کوتاهی به شدت تغییر کرده است
- سازمان‌هایی که روحیه‌ی کارکنان آنها ضعیف شده یا حجم کار آنها زیاد باشد
- سازمان‌هایی که ارتباط ضعیفی با مشتریان و تأمین‌کنندگان خود دارند
- سازمان‌هایی که میان واحدهای مختلف آنها تنش یا ارتباط ضعیفی وجود داشته باشد
- سازمان‌هایی که چشم‌انداز و اهداف آنها مبهم است
البته، مدیریت سازمان در هر زمانی می‌تواند از روش‌های توسعه سازمانی استفاده کند و نیازی نیست که حتما سازمان دچار بحران شود. به عنوان نمونه، مدیریت سازمان ممکن است به دنبال افزایش سود سازمان، بهبود نرخ بازگشت سرمایه، بهبود کیفیت خدمات به مشتریان و حتی افزایش کیفیت محصولات شرکت و رضایتمندی مصرف‌کنندگان از آنها باشد.
توسعه سازمانی چه مزایایی دارد؟
توسعه سازمانی مزایای بسیاری برای هر سازمان دارد که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره می‌کنیم:
- بهبود عملکرد سازمان
توسعه سازمانی یک کسب و کار را قادر می‌سازد تا به طور پیوسته فرآیندهایی را که نیاز به تغییر دارند شناسایی کرده و آنها را بهبود ببخشد و از این طریق به بهبود بازدهی آنها کمک می‌کند. از سوی دیگر، توسعه سازمانی باعث افزایش اثربخشی فعالیت‌ها نیز می‌شود. به این صورت که فرآیندهای توسعه سازمانی، شیوه‌های مختلف انجام کارها و نتایج آنها را بررسی کرده و انتخاب بهترین آنها را ممکن می‌کند.
- تعیین برنامه توسعه سازمان
رشد و توسعه سازمان نیازمند یک چشم‌انداز دقیق و شناخت فعالیت‌های لازم برای آن است. توسعه سازمانی ضمن تعیین این چشم‌اندازها، فعالیت‌ها، توانایی‌های و ضروریات لازم برای رسیدن به آنها را مشخص می‌کند. مشخص کردن مسیر توسعه سازمان، به کارشناسان منابع انسانی اجازه می‌دهد که نیازهای سازمان را برای طی کردن این مسیر، شناخته و راهکارهای آن را تعبیه کند. این کار به جذب و حفظ استعدادهایی که با چشم‌انداز آینده شرکت همسو باشند نیز کمک می‌کند و کارشناسان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا شکاف‌های موجود در مهارت‌های کارکنان را شناسایی و پر کنند.
- توسعه ظرفیت سازمان برای تغییر
هر کسب و کاری که با تغییرات بازار روبه‌رو می‌شود، مجبور است برای ایجاد ظرفیت تغییر در خود به فرآیندهای توسعه سازمانی روی آورد. این فرآیندها باعث ایجاد ظرفیت‌ها و مهارت‌های لازم در کارکنان سازمان می‌شود تا عملکرد سازمان را مطابق با شرایط بازار بهبود ببخشند. به علاوه، توسعه سازمانی به بازسازی فرآیندها و سازوکارهای سازمان نیز می‌پردازد که به نوبه خود انعظاف پذیری و ظرفیت سازمان را برای مقابله با تغییر افزایش می‌دهد.
- بهبود کیفیت عملکرد سازمان
توسعه سازمانی با بهبود پیوسته عملیات‌های سازمان، خطاها را شناسایی کرده و آنها را برطرف می‌کند. در نتیجه با کاهش خطاهای عملیاتی، کیفیت محصولات و خدمات نیز افزایش می‌یابد. از سوی دیگر، توسعه سازمانی، امکان مدیریت و بکارگیری بهتر کارکنان را فراهم می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد از نیروی انسانی خود برای توسعه و کیفیت محصولات و خدماتش استفاده کند.
- ایجاد ارزش بیشتر برای ذی‌نفعان
توسعه سازمانی به طرق مختلف بر درآمد سازمان تأثیر می گذارد و نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه با افزایش بهره وری و نوآوری، سود سازمان را هم بیشتر می‌کند. به این ترتیب، توسعه سازمانی با افزایش سوددهی شرکت، باعث ایجاد ارزش بیشتر برای سرمایه‌گذاران و سهامداران سازمان می‌شود. همچنین با بهبود مهارت‌های کارکنان، باعث افزایش تخصص آنها و موفقیت در مسیر شغلی آنها می‌شود.
- حفظ بهتر نیروی انسانی
توسعه سازمانی باعث افزایش رضایت کارکنان می‌شود. این موضوع باعث تمایل بیشتر کارکنان به ادامه کار در سازمان و عدم نیاز به جایگزین کردن آنها می‌شود. در این حالت، هزینه‌های مرتبط با استخدام و حفظ کارکنان در شرکت کاهش پیدا می‌کند. نتیجه این فرآیند، تحولی فرهنگی است که پیشرفت پیوسته کارکنان را در پی خواهد داشت و در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری با حداقل هزینه عملیاتی خواهد شد.
- تسهیل پذیرش تغییرات
توسعه سازمانی با افزایش قابلیت‌های سازمان‌ها به آنها کمک می‌کند تا تغییرات را اعم از تغییرات داخلی یا خارجی، راحت‌تر بپذیرند. یکی دیگر از راههایی که توسعه سازمانی می‌تواند باعث تسهیل پذیرش تغییرات شود، جلب حمایت و همراهی کارکنان و ذی‌نفعان است. در واقع، توسعه مهارت‌های کارکنان و آگاهی ذی‌نفعان از مزایای تغییرات و چشم‌انداز آینده سازمان، حمایت آنها را تشویق می‌کند و آمادگی آنها را برای پذیرش تغییرات پیش رو افزایش می‌دهد.
- تقویت ارتباطات سازمانی
از دیگر مزایای قابل توجه توسعه سازمانی، این است که جریان اطلاعات در سازمان را تقویت می‌کند و ارتباطات آزاد میان کارکنان و مدیران را تشویق می‌کند. یک جریان ارتباطی کارآمد، کمک می‌کند تا کارکنان با اهداف، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان همراه شوند و آنها را قادر می‌سازد تا اهمیت تغییرات را درک کنند. توسعه سازمانی با افزایش ارتباطات در سازمان باعث تشویق به اشتراک گذاشتن بازخوردها نیز می‌شود.
- توسعه مهارت‌های کارکنان
توسعه سازمانی تا حدود زیادی مبتنی بر توسعه مهارت های کارکنان است تا آنها را اعمال تغییرات آماده کند. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌هایی که در مسیر توسعه سازمانی گام برمی‌دارند به دنبال افزایش مهارت‌های کارکنان خود هستند تا توان سازمان را برای پاسخ به نیازهای جدید بازار افزایش دهند.
- افزایش نوآوری در سازمان
افزایش نوآوری در سازمان نیز، یکی از مزایای اصلی توسعه سازمانی است و نقش اساسی در بهبود محصولات و خدمات سازمان دارد. علت اصلی آن نیز، ارائه پاداش برای نوآوری و موفقیت سازمان است. تشویق نوآوری به بهبود روحیه کارکنان نیز منجر می‌شود و احساس ارزشمند و اثرگذار بودن را در آنها تقویت می‌کند. این موضوع، خود باعث افزایش رضایت و خلاقیت بیشتر کارکنان و در نتیجه بهبود عملکرد سازمان می‌شود.
کلام آخر
هر سازمانی که به دنبال بهبود مداوم عملکرد خود و کسب توانایی سازگاری با تغییرات است، باید به دنبال استفاده از روش‌های توسعه سازمانی باشد. مهم‌ترین قدم برای شروع این مسیر، توسعه قابلیت‌های رهبران سازمان است. زیرا این رهبران هستند با تعیین کردن چشم‌اندازهای سازمان و انتخاب راه‌های رسیدن به آن، مسیر توسعه سازمانی را مشخص می‌کنند و الگویی برای کارکنان سازمان و سایر ذی‌نفعان خواهند بود.